Під час планування офісного переїзду часто не беруться до уваги важливі нюанси, які згодом призводять до серйозних проблем. Щоб уникнути стресу і хаосу в найвідповідальніший момент, потрібно продумати кожен крок до дрібниць.
Перше, на що варто звернути увагу – детальне планування логістики вантажно-розвантажувальних робіт. Багато хто недооцінює складність організації офісного переїзду і, якщо Ви боїтеся, що не впораєтеся самостійно, замовити якісні послуги мувінгової компанії можна за цим посиланням www.inka-trans.ua/ofisnyi-pereyizd-kyiv.
Але навіть в такому випадку, детальне планування організаційних моментів не завадить. Щоб усе пройшло без проблем, рекомендуємо скласти покроковий план і чітко його дотримуватися.
Покроковий план офісного переїзду
Хоча у кожної компанії свої певні потреби, є чіткий алгоритм дій:
- Формування бюджету. Перший крок – прорахунок приблизних витрат на всі аспекти майбутнього переїзду з урахуванням непередбачених витрат. Сюди входить вартість демонтажу, транспортування, монтажу меблів, оренда тимчасового офісу, ремонт нового приміщення та інше.
- Вибір підрядників. На основі сформованого бюджету підберіть перевізника, ремонтні бригади та інших виконавців для забезпечення комфортного переїзду.
- Підготовка нового офісу. Щойно нове приміщення обрано, можна розпочинати ремонт, проведення комунікацій, встановлення меблів і техніки. На це може піти близько двох місяців.
- Логістика переїзду. Розробіть маршрут, графік, схему розміщення меблів на новому місці. Пронумеруйте всі перевезені одиниці вантажу для зручності. Сам етап фізичного переміщення займає 1-2 дні.
- Запуск роботи офісу. Після транспортування необхідно укомплектувати робочі місця, налагодити IT-інфраструктуру, провести тестування всіх систем. І тільки після цього можна братися до роботи.
Про що не можна забувати під час переїзду офісу?
Під час офісного переїзду є ціла низка нюансів і організаційних моментів, які в жодному разі не можна випускати з уваги. Мінімізувати ризик виникнення неприємних ситуацій допоможе універсальний контрольний список, що складається з таких пунктів:
- Страхування майна. Обов’язково застрахуйте інвентар, що перевозиться, на випадок пошкоджень і втрати дорогою до нового офісу. Більшість перевізників беруть на себе лише часткову відповідальність у разі нещасних випадків.
- Резервування додаткового часу та коштів. Закладайте запас мінімум у 30% від загального кошторису витрат. Форс-мажорні ситуації неминучі при офісному переїзді. Наявність резерву гарантує, що позапланові затримки не завалять весь графік.
- Бекап і перенесення даних. Збережіть на зовнішні носії копії всіх робочих баз, архівів, фінансових звітів перед початком демонтажу обладнання. Забезпечте конфіденційне транспортування сховищ з важливою інформацією про співробітників і клієнтів.
- Маркування всього інвентарю. Пронумеруйте і прикріпіть до кожної одиниці меблів стікер з номером або штрих-кодом. Це спростить ідентифікацію вантажів під час розвантаження і розставлення на новому місці.